@==---- การสร้างจดหมายเวียน ----==@

การสร้างจดหมายเวียนด้วย Microsoft word โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน” ซึ่งเครื่องมือที่จะแนะนำนอกจากจะช่วยสร้างจดหมาย แล้วยังสามารถสร้างเอกสาร ซองจดหมาย หรืออีเมล์สำหรับส่งไปยังผู้รับหลายๆ คนได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 1. เปิด Microsoft Word
- เลือกเมนู เครื่องมือ
- จดหมายและเมล์
- ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 2. เลือก document type

- จะแสดงบานหน้าต่างงาน
- เลือกชนิดของเอกสารที่ตัวเลือกแรกคือ จดหมาย
- ไปยังขั้นตอนถัดไปของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน
- คลิก “ถัดไป : เริ่มต้นเอกสาร”

ขั้นตอนที่ 3. Starting document

– ให้สร้างเอกสารแบบฟอร์มจดหมายลงบนพื้นที่พิมพ์ และในส่วน Select starting document
- เลือก Use the current document และไปยังขั้นตอนถัดไปสำหรับการเลือกผู้รับ
- คลิกที่ Next : เลือกผู้รับ

ขั้นตอนที่ 4. เลือก Recipients ที่อยู่ติดต่อจาก Outlook
- ให้เลือก สร้างรายการใหม่
- ในส่วนของสร้างรายการใหม่ คลิกที่ “สร้าง” จะปรากฏหน้าจอสำหรับกรอกข้อมูลต่างๆ
- ให้ป้อนข้อมูลในช่อง First Name,Last Name หรืออื่นๆ ที่จำเป็น เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เป็นต้น
- หากต้องการป้อนข้อมูลระเบียนถัดไปให้คลิกที่ปุ่ม “New Entry – ข้อมูลใหม่” เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม “Close - ปิด” จากนั้นให้ทำการบันทึกไฟล์รายการที่อยู่

ขั้นตอนที่ 5. เขียนข้อความจดหมาย

- ในขั้นตอนนี้เป็นการแทรกขอบเขตของข้อมูลลงบนฟอร์มจดหมาย
- คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรกขอบเขตข้อมูล บนเอกสารฟอร์มจดหมายก่อ
- จากนั้นคลิกที่ “More items - รายการเพิ่มเติม”
- แล้วเลือกขอบเขตข้อมูลที่จะจัดวาง พร้อมคลิกปุ่ม “Insert - แทรก” ทำเช่นนี้จนครบทุกขอบเขตข้อมูล จึงไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 6. Preview ดูจดหมายของเรา

เป็นขั้นตอนในการตรวจสอบเอกสารหลังจากการผสานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หากต้องการแก้ไข ก็สามารถย้อนกลับไปยังขั้นตอนต่างๆ ได้

ขั้นตอนที่ 7. Complete the Merge

เป็นขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการสร้างจดหมายเวียน ในส่วนของการผสานนี้ สามารถเลือกการกระทำได้จาก 2 ตัวเลือก ได้แก่ พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หรือแก้ไขจดหมาย

@==------------------~~~~^_^~~~~-----------------==@